Déclaration de confidentialité d’Alight Solutions

Dernière mise à jour : Juin 2020

 

La présente déclaration de confidentialité décrit la façon dont Alight Solutions (« Alight » ou « nous ») recueille, utilise et protège les renseignements personnels qu’elle reçoit dans le cadre de la prestation de ses services. Elle décrit également les choix qui s’offrent à vous concernant notre utilisation de vos renseignements personnels et la façon dont vous pouvez accéder à ces renseignements et les mettre à jour. Chez Alight Solutions, la confidentialité de vos renseignements nous tient à cœur. Nous nous efforçons de protéger les renseignements personnels que nous détenons et d’en préserver la sécurité et l’intégrité.

Veuillez noter que certaines modalités de cette politique peuvent varier selon les services qu’Alight fournit à votre employeur ou promoteur du régime.

 

Comment Alight Solutions reçoit des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recevons concernent votre participation aux régimes de rémunération et d’avantages sociaux offerts par votre employeur. Nous pouvons recevoir des renseignements personnels de plusieurs façons :

·       Vous pouvez nous fournir vos renseignements directement, soit en visitant nos sites Web, en appelant notre centre d’appels, en remplissant nos formulaires, en répondant à nos sondages ou en envoyant une lettre à nos bureaux.

·       Votre employeur actuel ou potentiel (« employeur ») pourrait nous fournir les renseignements. Le cas échéant, nous n’avons pas de lien direct avec les personnes dont nous traitons les données personnelles. Si vous êtes un employé actuel ou potentiel (« employé ») de l’un de nos clients et ne souhaitez plus que nous traitions vos renseignements, veuillez communiquer directement avec votre employeur.

·       D’autres fournisseurs de services retenus par votre employeur, tels que des services de préparation de la paie, des assureurs ou des sociétés de fonds communs de placement qui participent à l’administration des régimes ou des programmes de votre employeur, peuvent nous communiquer ces renseignements.

Si vous accédez à nos sites Web au moyen d’appareils mobiles, d’autres renseignements peuvent être recueillis :

·       Lorsque vous accédez à nos sites Web à l’aide de votre téléphone cellulaire ou d’un appareil mobile, nous pouvons aussi recueillir l’identificateur unique et l’adresse IP de votre appareil, de même que des renseignements sur le système d’exploitation de l’appareil, l’opérateur mobile et votre emplacement. Il est également possible que nous utilisions des témoins ou d’autres technologies de suivi en ligne de la façon décrite ci-dessous.

·       Lorsque vous nous fournissez votre numéro de téléphone cellulaire comme numéro de téléphone pour vous joindre, vous consentez à l’utilisation de ce numéro aux fins précisées dans la présente déclaration. Si vous choisissez de recevoir nos avis sur votre appareil mobile (par exemple, des avis par messagerie texte), vous consentez également à l’utilisation de votre numéro de téléphone cellulaire à cette fin.

Au cours des 12 derniers mois, nous pourrions avoir reçu ou recueilli des renseignements personnels à votre sujet dans les catégories suivantes :

·       Renseignements sur la participation au régime d’avantages sociaux et la nature des protections, comme les choix de protections, les renseignements sur les bénéficiaires, les renseignements sur les demandes de règlement, les numéros et soldes des comptes au titre du régime et la date de départ à la retraite;

·       Identifiants, comme votre véritable nom, votre alias, votre date de naissance, votre adresse postale, votre identifiant personnel unique, votre adresse IP, votre adresse de courriel, le nom d’utilisateur du compte, le mot de passe du compte, le NIP du compte, votre numéro d’identification d’employé, votre numéro de compte financier, votre numéro d’identification national ou d’autres identifiants semblables;

·       Autres renseignements personnels, comme votre signature, votre numéro de téléphone, des renseignements sur votre assurance maladie, votre âge, votre race ou votre origine ethnique, votre citoyenneté, votre genre, votre sexe, votre état matrimonial, votre orientation sexuelle, des renseignements sur des affections médicales et des traitements, des renseignements relatifs à votre santé, votre religion et votre statut de militaire ou d’ancien combattant;

·       Renseignements sur l’activité en ligne ou sur un autre réseau électronique, y compris, sans toutefois s’y limiter, votre historique de navigation, votre historique de recherche et des renseignements concernant vos interactions sur notre site Web;

·       Renseignements d’ordre professionnel ou relatifs à l’emploi, comme la date d’embauche, la situation d’emploi, l’historique salarial, les renseignements de nature fiscale, les dossiers de rendement, les renseignements sur les congés et la date de cessation d’emploi;

 

Comment Alight utilise vos renseignements personnels

Les renseignements que nous recevons à votre sujet sont utilisés dans le cadre de transactions que vous avez expressément autorisées ou qui font partie des services que nous fournissons à votre employeur. Il se peut également que nous utilisions les renseignements que nous recevons à votre sujet pour les motifs commerciaux suivants :

·       Évaluer les besoins organisationnels de votre employeur pour déterminer les produits convenables;

·       Vous envoyer des communications portant sur les services assurés par Alight au nom de votre employeur;

·       Répondre aux demandes de service à la clientèle;

·       Administrer le compte de votre employeur;

·       Recueillir et compiler des données de recherche conformément aux services fournis par Alight à votre employeur;

·       Fournir nos services;

·       Vous permettre de publier votre curriculum vitæ, de rechercher des offres d’emploi et de communiquer directement avec des employeurs potentiels, dans la mesure où ces activités sont conformes à nos services;

·       Mettre en place des services tiers au nom de votre employeur;

·       Vous envoyer des communications transactionnelles;

·       Assurer la sécurité de votre compte, de nos sites Web et des services que nous fournissons;

·       Repérer et corriger les erreurs susceptibles d’altérer ou d’entraver notre capacité à fournir des services, à vous ou à votre employeur.

Avec votre consentement, nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins.

Engagement d’Alight à protéger les renseignements personnels

Nous avons adopté diverses mesures de sécurité techniques, administratives et organisationnelles visant à assurer la confidentialité des renseignements personnels que nous traitons. Nous avons mis en place des politiques, des procédures et des mécanismes de contrôle pour réduire le risque d’utilisation, de divulgation ou de destruction non autorisées ou accidentelles de vos renseignements personnels, et nous formons nos employés en matière de sécurité des données.

Pour toute question concernant la sécurité sur notre site Web, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy.info@alight.com.

 

Transmission

Au cours des 12 derniers mois, il est possible que nous ayons transmis vos renseignements au sein du groupe de sociétés Alight lorsque nécessaire pour remplir l’un ou plusieurs des objectifs commerciaux susmentionnés. Il se peut également que nous transmettions vos renseignements à des tiers chargés de fournir des services professionnels en notre nom.

Nous transmettons des renseignements à nos partenaires d’affaires dans les limites nécessaires pour remplir un ou plusieurs des objectifs commerciaux susmentionnés. Ces partenaires peuvent notamment comprendre votre employeur, le responsable du régime d’avantages sociaux offert par votre employeur ou un partenaire d’affaires tiers de votre employeur.

Nous transmettons également vos renseignements à tout successeur de l’ensemble ou d’une partie de notre entreprise, dans la mesure où la loi le permet. Par exemple, si l’ensemble ou une partie de notre entreprise est vendue, nous sommes susceptibles de transmettre vos renseignements personnels au nouveau propriétaire. Cela peut notamment se produire dans le cadre d’une vente d’actifs, d’une réorganisation d’entreprise ou d’un autre changement de direction. Il se peut également que nous transmettions des renseignements dans le but de respecter la loi, notamment en réponse à une ordonnance de la cour ou à une citation à comparaître. Nous pouvons également transmettre des renseignements si une agence gouvernementale ou un organisme d’enquête disposant de l’autorité nécessaire l’exige. Nous pourrions transmettre des renseignements dans le cadre d’une enquête liée à une fraude potentielle.

Si nous devons transmettre des renseignements pour d’autres raisons, nous vous aviserons au préalable.

Les renseignements personnels qui ont pu être transmis au cours des 12 derniers mois pour ces motifs commerciaux s’inscrivent dans les catégories susmentionnées.

Nous ne vendrons pas de renseignements personnels à des tiers et nous ne l’avons pas fait au cours des 12 derniers mois.

 

Accès et choix

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, les corriger, les mettre à jour ou demander leur suppression par l’intermédiaire de nos sites de libre-service, en téléphonant à notre centre d’appels, en envoyant un courriel à privacy.info@alight.com ou en remettant votre requête à votre employeur. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours.

Dans certains cas, seul votre employeur, et non Alight, peut être autorisé à mettre à jour, à corriger ou à supprimer vos renseignements personnels. Le cas échéant, veuillez communiquer directement avec votre employeur. Sinon, nous lui transmettrons votre demande.

Nous conserverons vos renseignements aussi longtemps que votre compte demeurera actif ou que les données seront raisonnablement utiles à des fins commerciales. Nous conserverons et utiliserons vos renseignements, au besoin, afin de nous acquitter de nos obligations légales, de résoudre les conflits et d’appliquer nos accords.

Témoins et autres technologies

Alight et nos partenaires, nos sociétés affiliées et nos fournisseurs de services, comme nos fournisseurs de services analytiques, utilisons des technologies de suivi, comme les témoins, les pixels invisibles, les balises et les scripts. Ces technologies servent à analyser les tendances, à administrer le site, à suivre les déplacements des utilisateurs sur le site et à recueillir des données démographiques sur nos utilisateurs collectivement. Nous pouvons recevoir des rapports fondés sur l’utilisation de ces technologies par ces sociétés individuellement ou globalement. Les utilisateurs peuvent gérer l’utilisation des témoins dans le navigateur. Si vous refusez les témoins, vous pouvez toujours utiliser notre site, mais votre capacité à utiliser certaines fonctionnalités ou parties de notre site peut être restreinte. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter notre Avis concernant les témoins.

Nous utilisons les objets partagés locaux, comme le stockage HTML5, pour stocker les préférences et l’information sur le contenu. Les tiers avec qui nous collaborons pour fournir certaines fonctionnalités sur notre site ou afficher des publicités fondées sur votre navigation sur le Web utilisent des objets partagés locaux, comme le stockage HTML5, pour recueillir et stocker des données. Divers navigateurs peuvent offrir leurs propres outils de gestion pour éliminer les objets partagés locaux HTML5.

Fichiers journaux du site Web – Alight Solutions peut également enregistrer certains renseignements liés à votre consultation de ses sites Web à l’aide de votre ordinateur ou d’un appareil mobile. Nous pouvons lier ces données recueillies automatiquement à d’autres renseignements que nous amassons à votre sujet.

Ces renseignements peuvent comprendre :

·       L’adresse (ou « URL ») des pages Web consultées;

·       Le navigateur utilisé pour votre consultation;

·       Votre adresse IP;

·       Le type d’ordinateur ou d’appareil utilisé pour votre consultation;

·       Vos mentions « J’aime »;

·       Des statistiques sur les pages consultées.

Clavardage – en explorant un des sites d’Alight Solutions, vous pourriez avoir la possibilité de clavarder avec un représentant du centre de service grâce à la technologie de messagerie instantanée. Le cas échéant, vous n’êtes aucunement tenu de lui communiquer des renseignements personnels; d’autres moyens de communiquer avec le centre de service vous seront fournis sur demande. Par ailleurs, votre session de clavardage peut être stockée.

Liens de tiers – nos sites comprennent des liens vers d’autres sites dont les pratiques de protection de la vie privée peuvent différer de celles d’Alight. Les renseignements personnels que vous soumettez à l’un ou l’autre de ces sites sont régis par leurs politiques de protection de la vie privée respectives. Nous vous encourageons à lire attentivement la politique de tout site Web que vous visitez.

Google Analytics – nous pourrons utiliser un outil appelé Google Analytics pour recueillir des renseignements sur l’utilisation de ce site. Google Analytics amasse des renseignements, comme la fréquence à laquelle les utilisateurs visitent ce site, les pages visitées et les autres sites utilisés pour accéder à ce site. Nous utilisons les renseignements que nous recevons de Google Analytics pour améliorer ce site. La capacité de Google à utiliser et à communiquer l’information recueillie par Google Analytics concernant vos visites sur ce site est limitée par les conditions d’utilisation de Google Analytics et la politique de confidentialité de Google.

Interdiction de repérage – certains navigateurs sont dotés de fonctions « Ne pas suivre » qui vous permettent de demander à un site Web de ne pas effectuer le suivi de vos activités. Ces fonctions ne sont pas uniformisées et il est possible que nous ne réagissions pas aux signaux qu’elles émettent.

Numéros de cellulaire – Alight peut recueillir votre ou vos numéros de cellulaire, y compris auprès de vous-même ou de votre employeur. Il se peut qu’Alight conserve ce numéro, mais elle ne vous appellera pas et ne vous enverra pas de messages textes à ce numéro sans vous avoir fourni tout avis nécessaire ou avoir obtenu tout consentement requis, conformément aux lois ou aux règlements applicables. Cependant, Alight peut, dans la mesure permise par ces lois ou règlements, vous appeler ou envoyer des messages textes à vos numéros de cellulaire si une situation d’urgence conforme à un critère préétabli documenté par Alight se produit.

Enfants

Ce site est un site grand public et n’est pas destiné aux enfants de moins de 13 ans. Si nous prenons connaissance que des renseignements sont ou ont été transmis par un enfant de moins de 13 ans ou recueillis auprès de lui, nous les supprimerons de nos fichiers dans les délais prescrits par la loi.

 

Avis aux résidents de la Californie

À lire attentivement

Si vous êtes un résident de la Californie, les lois de cet État vous confèrent certains droits. De tels droits peuvent toutefois être limités ou non applicables aux termes de la loi si vous êtes un employé d’Alight.

Si vous êtes un employé d’un client (c.-à-d., de votre employeur) qui reçoit des services d’Alight, Alight reçoit vos renseignements personnels uniquement dans le but de remplir un objectif commercial de notre client; vos renseignements personnels ne sont ni utilisés ni divulgués, sauf lorsque nécessaire pour remplir l’objectif commercial dans le cadre duquel nous avons reçu lesdits renseignements. Dans de telles circonstances, le client d’Alight demeure le principal responsable de vos renseignements. Par conséquent, il est possible que nous réacheminions les demandes quant à l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels vers notre client dans le but d’obtenir une réponse.

L’article 1798.83 du Code civil de la Californie vous permet de refuser la divulgation de vos renseignements personnels par Alight à des tiers aux fins de commercialisation directe par ces tiers. Nous ne transmettons pas vos renseignements personnels à des tiers aux fins de commercialisation directe par ces tiers, à moins que vous n’y donniez votre consentement. Advenant la modification de cette politique, vous pouvez refuser une telle divulgation en nous envoyant un courriel à l’adresse privacy.info@alight.com ou en nous écrivant à l’adresse :

Alight Solutions

a/s de : Chief Privacy Officer

Legal Department

4 Overlook Point

Lincolnshire, IL 60069

 

Avis aux personnes établies dans l’Espace économique européen

Alight traite des renseignements personnels pour certaines personnes qui sont établies dans l’Union européenne aux fins décrites ci-dessus.

Fondement juridique pour le traitement de vos données personnelles : Nous ne traiterons vos données personnelles que si nous disposons d’une base juridique pour le faire. Le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons sera l’un de ceux énoncés ci-dessous :

·       Vous avez consenti au traitement de vos données personnelles.

·       Il nous est nécessaire de traiter les données pour exécuter un contrat avec vous ou répondre à une demande de votre part.

·       Le traitement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale qui incombe à Alight.

·       Le traitement est nécessaire à des fins qui sont dans l’intérêt légitime d’Alight, par exemple, assurer la sécurité de notre site, réaliser des études de marché en vue d’améliorer nos produits et services, améliorer le fonctionnement de notre site et vous fournir du matériel promotionnel relatif à des produits pour lesquels vous avez manifesté un intérêt.

Si nous prévoyons d’utiliser vos données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles nous les avons recueillies, nous vous fournirons, avant de procéder au traitement, de l’information sur ces autres fins et tout autre renseignement nécessaire pour assurer un traitement juste et transparent.

Choix de fournir des renseignements : Vous pouvez choisir de ne pas fournir de données personnelles à Alight en vous abstenant, entre autres, d’utiliser nos services. Vous pouvez également vous abstenir de nous soumettre directement des renseignements. Si toutefois vous ne nous communiquez pas vos données personnelles lorsque nous les demandons, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir tous nos produits et services ou de l’information à propos de nos produits et services, de nos promotions et d’autres occasions.

Vos droits : En vertu du règlement général 2016/679 sur la protection des données (« RGPD ») de l’UE, vous avez certains droits sur les données personnelles que nous conservons à votre sujet, que vous pourrez exercer comme suit :

·       Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous conservons à votre sujet. Si nous conservons vos renseignements avec votre consentement ou pour que nous puissions conclure un contrat avec vous, vous pouvez aussi nous demander de vous fournir une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

·       Vous pouvez nous demander de corriger, de modifier ou de supprimer des données personnelles erronées ou incomplètes.

·       Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles ou d’en limiter le traitement.

·       Vous pouvez refuser le traitement de vos données personnelles dans certains cas lorsque nous traitons vos données dans notre intérêt légitime.

De plus, vous pouvez en tout temps nous demander de ne plus vous envoyer de communications commerciales par courriel en cliquant sur le lien permettant de vous désabonner compris dans les courriels de marketing que nous vous envoyons ou en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessous.

Les personnes qui désirent faire une demande liée aux droits individuels conformément au RGPD sont invitées à le faire par l’intermédiaire de la boîte aux lettres relative à la protection de la vie privée d’Alight, à l’adresse privacy.info@alight.com. Les demandes reçues devront d’abord être vérifiées par des « moyens raisonnables » et la personne concernée devra préciser l’information visée par la demande.

Plaintes

Si vous avez des préoccupations quant à la façon dont nous avons traité vos données personnelles, veuillez communiquer avec nous (voir la section « Coordonnées » ci-dessous) pour que nous puissions tenter de résoudre le problème. Vous avez également le droit de porter plainte auprès de l’organisme de supervision concerné.

Nos sites sont accessibles dans des pays autres que les États-Unis et il se peut que l’information que vous nous fournissez soit stockée sur des serveurs et auprès de fournisseurs de services tiers situés aux États-Unis et dans d’autres pays dans lesquels nous menons des activités et où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles en vigueur où vous vivez. Lorsque nous transférons les données personnelles d’utilisateurs qui sont établis dans l’Union européenne à l’extérieur de l’Espace économique européen aux fins de traitement, nous utilisons un mécanisme de transfert approuvé. Veuillez communiquer avec nous (voir la section « Coordonnées » ci-dessous) pour obtenir des renseignements au sujet du mécanisme de transfert que nous utilisons.

Politique de conservation et de destruction des données de reconnaissance vocale

Il est possible qu’un programme de sécurité et d’authentification offert par nous et prévoyant la collecte de certaines données liées à votre voix aux fins d’authentification et de sécurité vous soit offert et que vous décidiez d’y participer. Les données recueillies comprennent des « empreintes vocales » cryptées ou des fichiers audio cryptés de votre voix. Vous ne serez pas inscrit au programme de sécurité et d’authentification par la voix sans votre consentement exprès. Si vous choisissez de participer à ce programme, nous conserverons vos renseignements conformément à la politique ci-dessous.

Lorsque vous adhérerez au programme de reconnaissance vocale et d’authentification, nous conserverons vos données de reconnaissance vocale aussi longtemps qu’il le faudra pour atteindre l’objectif commercial connexe ou pour nous conformer aux obligations légales applicables. Pour vous désinscrire du programme de reconnaissance vocale ou demander à ce que vos données de reconnaissance vocale soient supprimées avant le moment prévu, veuillez communiquer avec nous par l’intermédiaire de votre centre de gestion des avantages sociaux ou en écrivant à privacy.info@alight.com.

Mise à jour de la présente déclaration de confidentialité

Alight Solutions peut mettre à jour la présente déclaration de confidentialité. Nous vous informerons de tout changement important à cette déclaration de confidentialité, conformément aux exigences de la loi. Nous vous encourageons à relire régulièrement notre déclaration de confidentialité pour savoir de quelle manière nous assurons la confidentialité de vos renseignements personnels.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’utilisation de vos renseignements personnels par Alight Solutions ou la présente déclaration de confidentialité, veuillez envoyer un courriel à privacy.info@alight.com.

Vous pouvez également nous écrire à :

Alight Solutions

a/s de : Chief Privacy Officer

Legal Department

4 Overlook Point

Lincolnshire, IL 60069

 

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